Цифровизировать процессы и постепенно отказываться от бумаги — такой стратеги придерживаются даже такие консервативные бизнесы, как банки. К примеру, в KredoBank ввели электронный документооборот и начали подписывать документы с контрагентами онлайн. Рассказываем, по каким критериям компания выбирала систему ЭДО, как ее внедряла и какие результаты это принесло. Почему компания решила перейти на электронный документооборот В банке планировали оцифровать и автоматизировать процессы несколько лет, но все ускорила пандемия. «Во время первого локдауна мы поняли, что подписывать документы с контрагентами только офлайн очень сложно. Ведь количество подписей может быть больше 100 в месяц с каждым! Поэтому мы и решили как можно скорее ввести электронный документооборот во взаимодействии с партнерами», — рассказывает Артур Цесляр, заместитель Председателя Правления KredoBank. Так, в середине 2020 года в банке начали выбирать систему электронного документооборота, в которой можно подписывать документы с помощью КЭП. Внедрить решили Deals Onsite. По каким критериям выбирали систему ЭДО Основные критерии при выборе системы: ● безопасный обмен документами. Конфиденциальная информация должна быть надежно защищена, поэтому у банка были четкие критерии безопасности решения. ● возможность размещения системы на серверах банка.
«Банки нуждаются в особом уровне защиты информации. Поэтому, разумеется, им выгоднее и безопаснее выбирать систему Onsite — ту, которую можно разместить на их сервере и адаптировать под свои нужды», — рассказывает Светлана Пашковская, коммерческий директор Deals.
● наличие открытых АРI для интеграции новой системы с уже имеющимися системами банка;
● возможность подписывать документы с помощью КЭП, независимо от того, какая аккредитованная компания его выдала.
● гибкость системы, чтобы ее можно было кастомизировать.
Как внедряли Deals
Внедрением занимались и контролировали разные подразделения: ИТ, кибербезопасности, рисков, комплаенс-контроля. У каждого были свои требования к системе, поэтому процесс был нелегким.
Система Deals прошла penetration-тесты и проверку соответствия требованиям и принципам проектирования безопасных систем в банке.
«В банке изучили отчет о последних penetration-тестах, а затем служба безопасности KredoBank самостоятельно протестовала Deals на уязвимость. Результаты их удовлетворили, поэтому систему решили использовать не только для подписания документов с контрагентами, но и в будущем с клиентами» , — рассказывает Артем Семенов, продакт-менеджер Deals.
Наиболее сложным при внедрении было:
● адаптировать и конфигурировать систему для запуска и эксплуатации в ландшафте информационной инфраструктуры банка;
● реализовать возможность подписания документов с помощью облачных подписей;
● настроить необходимые уровни доступа к системе.
Однако команда успешно справилась со всеми задачами.
«В процессе внедрения в банке, как правило, появляются новые запросы. Но для Deals это не проблема — у нас гибкая система, которую можно подстроить под любые требования и желания. Мы уже работаем над решением специально для банков, где можно будет не только обмениваться документами, но отправлять запросы на оформление кредитных заявок или получать другие банковские услуги» , — комментирует Светлана Пашковская.
Как учили сотрудников
Если говорить о нетехнических вещах, часто сотрудники достаточно консервативно относятся к новым решениям и переходят на них неохотно. Однако в случае банка значительную роль сыграл карантин — команда понимала, что только так банк сможет бесперебойно работать в условиях ограничений.
Для обучения и адаптации сотрудников в компании:
● провели онлайн-обучение для пользователей и администраторов системы;
● записали видео-инструкции, разработали технологические карты для пользователей (банковских работников и клиентов);
● обеспечили постоянную поддержку со стороны поставщика и команды банка.
Это помогло сделать переход на электронный документооборот более быстрым и менее стрессовым.
Каких результатов достигли
Основные результаты внедрения Deals в цифрах:
● Время получения, согласования и подписания документов уменьшилось с 5 рабочих дней до 10 мин. Больше не нужно доставлять бумажные экземпляры документов, контрагенты мгновенно получают их на подпись и согласовывают в считанные минуты.
● Финансовые расходы на бумагу и печать снизились почти на 90% по направлению ИТ и на 50% по сети банка.
● Более 300 поставщиков и вендоров уже воспользовались системой и остались довольны.
● Более 4000 документов подписали за полгода.
А также преимущества, которые трудно оценить в цифрах:
● риск потерять документы снизился почти до нуля;
● можно эффективно управлять движением документов и просматривать их текущий статус;
● документы теперь можно найти за секунды.
Дальнейшие планы
В ближайшем будущем компания планирует:
● приобщить к работе в системе другие подразделения банка;
● использовать систему при согласовании и подписании договорных отношений с клиентами;
● интегрировать Deals с другими системами банка, включая систему ведения договоров, электронный архив и т. д.
«Планируем построить комплексное решение, которое позволит подписывать документы с помощью кликов на любом устройстве (ноутбук, планшет, мобильный телефон), обмениваться данными документами с клиентами банка и хранить подписанные документы в электронном архиве» , — комментирует Артур Цесляр.
